Die Regeln nur einmal erklären: Wie ich meiner KI eine feste Grundlage gebe

Im letzten Artikel ging es darum, wie ein guter Prompt aufgebaut ist — am Beispiel einer Antwort-Mail an einen unzufriedenen Kunden. Rolle, Kontext, die genaue Aufgabe, Format und Ton, ein Beispiel, und die Grenzen, die ich der KI setze. Sechs Bausteine, und mit denen kam eine ordentliche Mail zustande.

Kurz danach kam mir aber ein Gedanke, der sich hartnäckig hielt: Muss ich diese sechs Bausteine jetzt bei jeder einzelnen Mail neu formulieren? Beim zehnten Kunden, beim fünfzigsten?

Nein. Und genau darum geht es heute.

Der Trick: stabil trennen von variabel

Wenn ich mir die sechs Bausteine aus Teil 1 noch mal anschaue, fällt etwas auf: Ein Teil davon ändert sich bei mir nie. Wer ich bin, mein Ton, meine festen Regeln, meine Signatur, wie mein Betrieb läuft — das bleibt bei der Mail an Herrn Meier genauso wie bei der Mail an Frau Kowalski. Nur der eigentliche Fall ändert sich: dieser Kunde, dieses Problem, diese Frage.

Rolle, Kontext, Format/Ton und Grenzen — das ist der stabile Teil. Die genaue Aufgabe und das passende Beispiel für diesen einen Fall — das ist der variable Teil.

Eine Faustregel, die seitdem bei mir hängen geblieben ist: Alles, was bei tausend Mails gleich bliebe, gehört in die feste Grundlage. Alles, was sich mit jedem Kunden ändert, gehört in den einzelnen Aufruf. Den stabilen Teil richtet man einmal ein. Den variablen tippt man jedes Mal frisch dazu — kurz, weil der Rest schon steht.

Drei Wege, das einzurichten

Ich habe mir drei Möglichkeiten angeschaut, wie man diese feste Grundlage tatsächlich hinterlegt. Alle drei funktionieren, keine ist die einzig richtige.

Die erste: Die meisten KI-Tools haben inzwischen eine Funktion, mit der man feste Anweisungen einmal hinterlegt, die dann automatisch in jedem neuen Chat mitgelten. Je nach Anbieter heißt das unterschiedlich — mal „Projekte”, mal „Custom Instructions”, mal anders. Ich nenne die Namen nur beispielhaft, weil sie sich ständig ändern und ich hier keinen Anbieter über einen anderen stellen will. Wichtig ist nur: Diese Funktion existiert, und sie macht genau das, was ich brauche.

Die zweite: eine ganz simple Notiz. Ich schreibe meine festen Regeln einmal in eine normale Notiz-App oder ein Dokument, mit Platzhaltern wie [Kundenname] und [Problem] zum Reinschreiben. Kein Anbieter-Zwang, funktioniert mit jedem KI-Tool, sogar offline lesbar.

Die dritte, und die am wenigsten offensichtliche: Textersetzung. Sowohl auf dem Handy als auch am Computer gibt es eine eingebaute Funktion, mit der man ein kurzes Kürzel anlegt — zum Beispiel „mailregeln” — das sich beim Tippen automatisch zum kompletten Regeltext ausschreibt. Keine zusätzliche App nötig, funktioniert überall, wo man tippt.

Welcher Weg der richtige ist, ist fast egal. Das Prinzip zählt, nicht der Klickpfad.

Wie ich das konkret aufgesetzt habe

Schritt eins: die stabilen Regeln einmal formulieren. Bei mir sieht der Block ungefähr so aus:

„Du bist mein Assistent für Kunden-Mails. Ich betreibe [Art des Betriebs] in [Ort]. Ton: freundlich, direkt, keine Floskeln, immer per Sie. Feste Regeln: keine Preise nennen ohne meine Freigabe, keine Lieferzusagen machen, die ich nicht vorgegeben habe, jede Mail endet mit meiner festen Signatur. Wenn dir eine Angabe fehlt, frag kurz nach, statt zu raten.”

Schritt zwei: an einer Stelle hinterlegen. Entweder als Dauer-Anweisung im KI-Tool — dann liegt sie dort und wirkt automatisch. Oder als Notiz plus Kürzel „mailregeln” — dann liegt sie außerhalb, aber genauso griffbereit. Beides ist gleichwertig; ich nutze je nach Gerät mal das eine, mal das andere.

Schritt drei: im Alltag nur noch den variablen Teil dazugeben. Wenn ein neuer Fall reinkommt, tippe ich so etwas:

„Kunde Herr Meier, Wasserschaden im Bad, will wissen ob wir diese Woche kommen. Schreib kurz, dass ich morgen früh anrufe für einen Termin.”

Liegt die Grundlage als Dauer-Anweisung im Tool, reicht genau dieser eine Satz — der Rest gilt automatisch. Liegt sie als Kürzel, tippe ich zuerst „mailregeln”, das schreibt sich zur vollen Regel aus, und ich hänge den Fall dahinter an. In beiden Fällen: eine Zeile, keine sechs Bausteine neu erfinden.

Und das Prinzip trägt über die Mail hinaus. Bei einem Angebot ist der stabile Teil meine Firmendaten und die Zahlungsbedingungen, variabel ist nur der jeweilige Auftrag. Bei einem Social-Post sind Marken-Ton und Länge stabil, variabel ist nur das Thema der Woche.

Wo die Grenze liegt

Ein paar Dinge, die ich mir selbst aufgeschrieben habe, bevor ich die erste Dauer-Anweisung angelegt habe.

Keine Geheimnisse rein. Keine Passwörter, keine echten Kundendaten, keine internen Kalkulationen in einer Dauer-Anweisung oder Notiz. Die Faustregel, die mir hilft: Nur das rein, was ich auch einem neuen Mitarbeiter am ersten Arbeitstag laut vorlesen würde. Ton, Grundregeln, Signatur — ja. Interne Zahlen — nein.

Die Vorlage ersetzt auch nicht das Denken. Den konkreten Fall — welcher Kunde, welches Problem, was ich diesmal sagen will — muss ich der KI trotzdem jedes Mal geben. Die feste Grundlage nimmt mir nur die Wiederholung ab, nicht die Entscheidung. Und ehrlich: Die genauen Namen dieser Funktionen und die Klickwege ändern sich laufend — was ich hier beschreibe, ist eine Momentaufnahme. Das Prinzip, stabil von variabel zu trennen, bleibt gleich, egal wie die Knöpfe in einem Jahr heißen.

Eine Sache noch, die mich anfangs verwirrt hat: Manche Tools werben mit einer Art „Gedächtnis”, das sich Dinge von selbst merkt. Das ist nicht dasselbe wie eine bewusst geschriebene Regel — ein Gedächtnis sammelt lückenhaft auf, was irgendwann mal fiel, manchmal veraltet. Die selbst geschriebene Regel ist verlässlicher, weil sie in meinen Worten genau das sagt, was ich will.

Einmal fünfzehn Minuten investieren, um die Grundlage aufzuschreiben und irgendwo abzulegen — und danach spart mir das jede Woche locker eine Stunde Abtipperei. Das war es mir wert.